【卒花アドバイス】結婚式の打ち合わせは仕事と思え

結婚式という壮大なイベントを作り上げるにも関わらず、その打ち合わせ回数は意外に少なく4〜5回がほとんど。そこで、卒花である筆者が何人かの卒花さんに聞きました。早めに準備しておいた方がよいことは?打ち合わせで後悔したことは?プランナーとのイメージの共有方法や、彼との喧嘩を防ぐコツなど詳しくアドバイスします。 (文:Miyo)

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1.大前提の心構え:結婚式の打ち合わせは仕事と思え

【卒花アドバイス】
「結婚式の打ち合わせを仕事だと思って取り組んだら、頭も回ってテキパキ段取りが組めました。」

結婚に関連するイベントって、指輪を買ったり、親族とお食事をしたり、友人や会社に報告をして祝福されたりとどれもキラキラすることばかり。

けれど冷静に考えると、結婚式は壮大なイベントを成し遂げるようなもの。時間一つとっても軽く音楽ライブくらいの時間を必要とします。そんなイベントを二人の理想通りに成功させるとなると、これは一つのプロジェクト=お仕事だと思って取り組んだ方が良いかもしれません。

とくに結婚式の打ち合わせ。話し合うことはたくさんあるはずなのに、たったの数回で伝えたいイメージを会場側に伝え、自分の理想に仕上げてもらうのはなかなか大変な作業です。

何も重く捉えることではないけれど、自分たちの理想をプランナーさんをはじめとする会場スタッフに伝えることは、とても重要なタスクの一つ。プランナーさんたちもプロとして真剣に取り組んでくれるので、同じくらい真剣に取り組み、向き合いましょう。

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2.打ち合わせの基本:議事録を取れ

【卒花アドバイス】
「結婚式の準備中は、彼とオンライン上のメモを共有。思いついたことをお互いに書き留めて、次回の打ち合わせでまとめて聞けるようにしました。」

メモを取るのは、お仕事の場面では基本中の基本。結婚式の打ち合わせでも必ず、議事録=メモをとって、色々と書き残しておくことを意識しましょう。
持ち込みなど結婚式場による制約も多いので、何がOKで何がNGなのかを記録しておくことが大事です。

また、結婚式準備を進めていると、普段の生活の中でふと「あれってどうなるんだろう?」と気になることが頭に浮かぶことも。例えば…
「そういえば、ビールって何種類あるんだろう?」
「親族の荷物って預かってくれる場所あるんだっけ?」
「遠方のゲストの着物って会場に送ってもいいのかな?」など

このように、気になることはキリがないほど出てきます。打ち合わせで聞きそびれないように、思いついたらすぐにメモを取ったり、彼と共有できるようにオンライン上のメモを活用しましょう。
二人の質問に対するプランナーさんの答えもきちんとメモに残しておくと、その後の準備を進める際の参考になりますよ。

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3.イメージの共有:レファレンスを駆使しろ

【卒花アドバイス】
「装花の打ち合わせではPPTに資料画像を複数貼ってイメージを伝えました。その際に『〇〇っぽくしたい』というキーワードも伝えて、担当がイメージわきやすいようにしました。効率的に伝えることによって時短になり、担当者にも余裕ができたのか、期待以上のご提案がいただけたのもよかったです!」

結婚式の打ち合わせで一番大事なことと言っても過言ではないかもしれません。装花やドレス、ペーパーアイテムやBGMは、「具体的に言語化できないけど、”こういう雰囲気のものがいいな”」というイメージ的なものが多いはず。そんな時に有効なのが、レファレンス=参考になる画像やイメージ図です。

インスタグラムやピンタレストなどで、参考イメージ画像を集めやすい時代。なるべく多くのイメージ画像を残しておいて、打ち合わせでプランナーさんや装花スタッフに見せることをおすすめします。

とくに装花は結婚式当日まで見られないことが多いので、当日に見てみたらがっかりしてしまった、などということがないように、なるべくイメージ画像をたくさん用意しておきましょう。

またこの際に気をつけてほしいのが、きちんと統一感を持ったイメージ画像を揃えておくこと。バラバラのイメージを見せると、逆にプランナーさんが混乱してしまうケースもあります。どういうものが理想イメージに近くて、持参したイメージ画像の共通点や、気に入ったポイントは何なのかをきちんと伝えることが重要です。

逆に、NGのイメージ画像も用意しておくとGood。この画像はOKだけど、この画像は避けたい、というように、OKとNGの両方を用意します。それを元に、結婚式上の装花スタッフがクリエイティビティを発揮してくれるはずです。

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4.彼との喧嘩を防ぐ:オーナーを決めよ

【卒花アドバイス】
「結婚式は私、二次会は彼と完全に分担しました。担当分野では選択肢を2つに絞るところまでやって、最後の選択肢をお互いに提示して物事を決めるようにしたら、準備期間の1年弱一度も喧嘩せずに結婚式を迎えられました。」

よく聞く「結婚式準備で彼と喧嘩」。 せっかく二人の記念すべきパーティーなのに、その準備期間に嫌な思い出を残したくないですよね。

そこで大事なのが、彼ときちんと役割分担をして、何を誰が担当するのかオーナー(責任者)を決めること。「二人で一緒に」と思う気持ちもわからなくはないですが、この“オーナー決め”は、結婚式の準備や打ち合わせをスムーズに進めるための鍵とも言えそうです。

例えば、ウェルカムスペースのウエディングdiyや飾り付けは花嫁担当、披露宴のBGM選びは彼担当…など。お互いの得意分野や興味分野によってオーナーを決めると良いですよ。

もちろんオーナーだからといって一人で勝手に進めてしまうのではなく、主導権を握って物事を進める担当なだけですので、必ず相手の意見は聞くようにしましょう。

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5.予期せぬハプニングがないよう:リハまでせよ

【卒花アドバイス】
「動画はリハーサルで事前にチェックしていたので、当日は後ろの席の人まできちんと読める内容になっていてよかったと多くの人に言ってもらえました!」

今まで参列した結婚式で、音楽がきちんと流れなかった、マイクがハウリングしてしまった、などというハプニングに遭遇した方もいるのではないでしょうか。

もちろん会場側できっちり管理してもらいたいところではありますが、よくあるハプニングとして、ムービーを手作りした際に文字を画面ギリギリまで入れすぎていたため、上映したら文字が見えなかった…という失敗。これは会場側も対処できないことです。

慎重派の、完璧主義のプレ花嫁さんはぜひリハーサルを行ってください。案外お願いしてみたら快くOKしてくれる会場も多いですよ。リハーサルでは、手作りしたムービーはもちろん、音楽、照明を当日と同じようにしてみて、イメージ通りか、遠くの人まで視認性が担保できているかどうかなどチェックしてみると安心。

またオープニングムービーやエンディングムービーなど、当日は自分たちが見られないこともあるので、一度会場で自分たちの用意した動画を見てみるという経験もしてみてください。リハなのに感動する花嫁さんも多いですよ。

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6.遠慮は禁物:打ち合わせ以外の時間も打ち合わせ

【卒花アドバイス】
「席次などに関してはわざわざ会って決めることではないので、メールのやりとりで決められる内容はどんどんメールで進めていきました。また打ち合わせの時間内で決められなかったこともメールでプランナーさんに連絡することにより、次の打ち合わせ時間に響かないようにできました!」

結婚式場のスタッフさんはホスピタリティに溢れています。スタッフさんはふたりの一生に一度の結婚式のために尽力してくれます。

気になることがあれば、打ち合わせ以外のタイミングでもメールなどで連絡をして、プランナーさんとコミュニケーションを密にとっていきましょう。
そうすることでより、プランナーさんも二人のイメージを掴んで理想に近づきやすい、なんてケースも多いはずです。

例えば記事中の「2. 打ち合わせの基本:議事録を取れ」でご紹介した、気になることを書き留めるメモの中には、メールで質問できる内容もあるはずです。
打ち合わせを毎回長時間やるのも大変なので、メールでできることはメールでやりとりをして、効率的に気持ち良くプランナーさんと進めていきましょう。

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7.まとめ|一生に一度の忘れられない日にするために

仕事のように結婚式の打ち合わせに取り組む、といってもそこまで難しく捉える必要はありません。すべては自分たちの素敵なイベント成功のために、プランナーさんや彼とうまく意思疎通するために取り組みましょう。全員が一つのイベントに向けて準備を進めて行く日々はとっても楽しく、充実感や達成感が感じられます。そうして作り上げたイベント、結婚式は、本当に文字通り一生に一度の忘れられない日になることでしょう。

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