【プランナーが教える】結婚式の二次会準備スケジュール！時期別に幹事がやるべきことを解説
ウエディングプランナーが運営する結婚式場相談カウンター「gensen wedding」監修、結婚式の参列マナー特集。 今回は、二次会の準備スケジュールです。二次会を成功させるためにはタイミング別にやるべきことを確認しておくことがポイント！ スムーズに準備を進行させるために幹事を任されたら、まずは準備に必要なことをチェックしましょう。（文：MOMOMS）
目次
1. 結婚式の二次会 4ヶ月前にやるべきこと
1-1. ゲストをリストアップし、人数を把握する
ゲストの人数はもちろん、顔ぶれなどで二次会を行う会場も変わってきます。幹事を任されたらまずは招待するゲストのリストを新郎新婦からもらいましょう。
まだ決まっていなければ候補のリストアップを新郎新婦と行います。人数については、結婚式などのイベントごとが多い時期は参加できない人も意外と出てくるため考慮したうえでリスト化しましょう。
1-2. 新郎新婦と二次会のコンセプト、予算を決める
新郎新婦と話し合い、二次会のイメージを固めていきます。まずは予算をこの時点で決めておくと後がスムーズです。
コンセプトについてはフォーマルかカジュアルか？料理は立食形式がいいか？など大まかなポイントを新郎新婦にヒアリングします。
細かい演出についてはこの時点ではまだ細かく決める必要はありませんが、新郎新婦に強い希望があればここで明確にしておくと後の準備がスムーズに行えます。
例えばピアノの生演奏をしたい時はそれに対応する設備が必要になるため、会場を探す時の判断材料になるでしょう。
1-3. 会場の候補をリストアップし、下見を開始する
ゲストの人数と、新郎新婦と決めた二次会のコンセプトをもとに、候補となる会場をリストアップします。希望の条件に合うところを多めに目星を付け、そこから細かい設備や費用、アクセスなどで候補を絞っていきましょう。
ある程度、候補が絞られたら下見を開始します。実際の会場の様子やスタッフの印象などは実際に目で見ないとわからないため、二次会を成功させるためにも下見は行った方が安全です。
また下見に行く時は気になる点はスタッフに直接聞けるよう、あらかじめ質問事項などをメモにまとめていくと良いでしょう。
2. 結婚式の二次会 3ヶ月前にやるべきこと
2-1. 幹事メンバーの役割分担をする
幹事メンバーで誰がどの準備を担当するか役割を決めておきます。最低限、まとめ役のリーダーと会計係は決めておきましょう。
会計係に関しては一人だけに任せず、ダブルチェックできる体制にできるよう複数名にするか補佐役を付けると安心です。
役割分担ができたらメンバー間で準備の進行状況を確認できるよう、SNSなどで共有できるようにしましょう。メンバー全体で状況を把握しておくことで、準備の漏れを防ぐことが出来ます。
2-2. 二次会の会場を決定し、予約を行う
予算や下見などで得た情報をもとに二次会会場を決定します。会場が決まり次第、予約はすぐに行いましょう。結婚式が集中するシーズンは予約が取れないこともあります。
すぐに決定できない場合は可能であれば、キャンセル料などを確認したうえで仮予約をしておくのも良いでしょう。
3. 結婚式の二次会 2ヶ月前にやるべきこと
3-1. ゲストに招待状（招待メール）を送る
二次会2ヶ月前になり、日程や会場が決まったら招待状を出します。招待状の文面は日時、会場の場所、会費の3点は明確にすることが大切です。
文面については事前に問題ないかを新郎新婦に確認してもらったうえで出すようにしましょう。
形式はハガキや封書などがありますが、最近は費用が掛からず管理もしやすいため、メールの一斉送信や、LINEなどのSNSで一括送信できるWeb招待状を使う方が多いようです。
3-2. 二次会当日のプログラムとタイムスケジュールを決める
二次会で行うプログラムや演出を細かく決めていきます。必要な設備や備品の用意や、余興やスピーチを頼みたい人への連絡は早めに行いましょう。
またついあれこれと演出を詰め込みたくなりますが、決められた時間内に行えるかどうかを重視して決めていきましょう。進行がスムーズに行えるかどうかは時間配分にかかっています。
当日は何かと時間が押すため、時間配分は余裕をもって決めておくのがコツです。
3-3. 当日の役割分担を決める
二次会の幹事メンバーのほかに当日サポートしてくれる人がいると安心です。ゲストの中から頼めそうな方に相談してお願いしましょう。
役割は受付のほかに映像演出のサポート、タイムキーパー役の方がいると良いでしょう。
4. 結婚式の二次会 1ヶ月前にやるべきこと
4-1. ゲストの人数を把握する
二次会1ヶ月前になったらゲストの出欠を集計し、人数を把握します。また立食ではなく着座式の場合はゲストの顔ぶれをみて席次を新郎新婦と一緒に決めておきましょう。
4-2. 予算を再確認する
出席するゲストが固まったら、正確な収入を計算して予算を再度確認します。ドタキャンするゲストが発生することも頭に入れておきましょう。
ここでコストオーバーとなる場合は備品などカットできる費用は調整し、それでも難しい状況なら新郎新婦に費用を補助してもらうなど相談しましょう。
4-3. 備品やプチギフトを用意する
予算が確定したら必要な備品やゲストに配るプチギフトを用意します。準備漏れのないように事前にリストを作成しておくのがオススメです。また購入する際は必ず領収書をもらい、かかった費用を明確にしておきましょう。
4-4. 三次会の準備
参加するゲストの顔ぶれなどから三次会を行うことになったら、会場はこの時点で決めておきましょう。当日は移動しやすいように二次会会場と近い場所にすることがポイントです。
5. 結婚式の二次会 1週間前～直前にやるべきこと
5-1. ゲストの人数を会場に連絡、最終確認
二次会1週間前までには会場にゲストの人数を連絡しましょう。二次会当日は幹事はお店のスタッフと関わることが多いため挨拶をしておくと良いでしょう。
また当日のトラブルを防ぐために使用する映像やBGMのチェック、備品の不備がないか、プチギフトの数はゲスト数に対して余裕があるかなどを改めて確認しておきましょう。
6. まとめ
二次会の成功にはいつ、どのタイミングで何の準備を行うかを把握しておくことが欠かせません。準備スケジュールを把握し、幹事メンバー同士が協力し合って進行していくように心がけましょう。
皆さんの二次会が思い出に残る一日になるよう、心から応援しています。
