【プランナーが教える】結婚式二次会の招待状と出欠確認のポイント!例文とメールで送る時の注意点

ウエディングプランナーが運営する結婚式場相談カウンター「gensen wedding」監修、結婚式の参列マナー特集。
今回は、二次会の招待状と出欠確認です。何を書けばいいかお悩みの方にわかりやすい招待状にするポイントを例文付きで解説します。
メールで送る際の注意点もあわせてチェックしてくださいね。(文:MOMOMS)

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1. まずはゲストのリスト作成を

二次会の2〜3ヶ月前を目安にゲストのリストを作成しましょう。ゲストリストは招待状の送付はもちろん、出欠状況の確認から当日の受付にもこのリストは必需品になります。

リストは手書きでも良いのですが、記入ミスや漏れがあると後々大変ですのでエクセルなどの表計算ソフトを利用するのがおすすめです。
ネットでゲストリストのテンプレートを無料配布しているサイトもありますよ。

 

1-1. ゲストリストに必要な項目

ゲストリストに必要な項目は以下のとおりです。

・名前(フルネーム)
・新郎新婦との関係
・披露宴参加の有無
・二次会参加の有無(作成時に未定の場合も記載する)
・住所もしくはメールアドレスなどの連絡先
・二次会で依頼していること(スピーチや余興など)

参加費が男女別に違う場合などは性別の項目もあると管理しやすいです。またこのリストは連絡先などの個人情報が含まれるため、管理には十分注意しましょう。

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2. 招待状の形式と送るタイミング

 

2-1. 主流はメリットの多いWeb招待状

最近の招待状はハガキではなく、メールやSNSなどのWebが主流となっています。
メリットとして管理がしやすく一括送信が簡単にできる、郵送と違い送料が掛からないといった点が挙げられます。

また結婚式や二次会の招待状に特化した専用のWebツール「Weddingday」「楽々Wedding招待状」などがあります。
簡単におしゃれな招待状を作成できるほか、出欠管理やゲストが希望すれば会費をキャッシュレス決済できる機能もあるのでとても便利です。

二次会の準備に時間が掛けられない場合は、幹事の強い味方になるのでぜひチェックしてみてくださいね。

 

2-2. 招待状は二次会の2ヶ月前を目安に送る

招待状を送るタイミングは二次会の2ヶ月前を目安にしましょう。ギリギリに送るよりもある程度余裕を持って送る方がゲストもスケジュールが調整しやすいです。
また二次会の日が大型連休やそれに近い場合はさらに余裕を持って、3ヶ月前くらいに送るとより親切でしょう。

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3. 例文付き 招待状の作成ポイント

 

3-1.返信期限の設定は1ヶ月前に

招待状の返信期限は二次会の1ヶ月前、もしくは招待状が到着してから2~3週間後を目安に設定すると良いでしょう。ただし、返信期限を設定してもなかなか回答をくれないゲストもいます。
返信が来る前に予め来られそうな人数を想定し、仮の予算設定などを進めていくとスムーズです。

 

3-2. 冒頭の文面は送る相手によって分ける

招待状の冒頭では結婚したことの報告と二次会を開催することを伝えます。
この箇所は送る相手によって友人知人関係か、上司など目上の人かによって文面を変えたほうがマナーとしてふさわしいです。目上の人に送る場合はよりフォーマルかつ、丁寧な言葉を選びましょう。

<友人知人向けの冒頭例文>
突然のメール失礼いたします。
この度、●●君と○○さん(新郎と新婦のフルネーム)がめでたく結婚することとなりました。
つきましては日頃お世話になっている皆様をお招きして、結婚式の二次会を開催させていただきます。
ふたりの新しい門出を多くの皆さまとお祝いしたいと思いますので、ぜひご参加ください!

<目上の方向けの冒頭例文>
皆様にはお健やかにお過ごしのこととお慶び申し上げます。
この度、●●君と○○さん(新郎と新婦のフルネーム)がめでたくご結婚されることとなりました。
つきましてはおふたりの門出を祝し、日頃お世話になっている方をお招きして、小宴を催したいと存じます。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、是非ともご出席くださいますよう、よろしくお願いいたします。

 

3-3. 招待状に記載すべき項目

招待状の本文には以下の項目を記載します。特に開催日時と場所(アクセス)、会費は明確に記載しましょう。

・日時
例:2019年 6月15日(土) 開場18:00/開演18:30

・会場の基本情報
例:ダイニングバー○○
住所/東京都○○区1-2-3 TEL/○○-○○ー○○○○
URL/http://(会場のホームページのアドレス)
※○○駅より徒歩○分
※駐車場○○台あり。お酒を飲まない方は車で来場可能です
(会場に駐車場がない場合もその旨を記載しましょう)

・会費
例:男性○○○○円/女性○○○○円

・服装(ドレスコード)
例:テーマカラーを「赤」にしております。赤いカラーのアイテムをひとつ身に付けてお越しください

・返信期限
例:大変恐れ入りますが、○月○日(曜日)までに下記の内容を記入し、ご返信をお願いいたします。

お名前(ふりがな)/
ご連絡先(電話番号・携帯可)/
出欠/【出席】【欠席】
お二人へのメッセージを一言お願いします/

招待状に記載すべき項目は上記のとおりです。
文末には「当日は豪華賞品が当たるクイズ大会も予定しております。皆さまにお会いできることを楽しみにしております」などゲストが行きたくなる情報を簡単に添えると良いでしょう。

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4. メールで招待状を送る際の注意

メールで招待状を送る場合はハガキとは違う注意点がいくつかあります。手軽でメリットの多いメールですが間違えるとトラブルに発展することもありますので注意しましょう。

 

4-1. タイトルに要注意!

タイトルは迷惑メールと間違われないよう、新郎新婦の氏名と結婚式の二次会であることを明確に記載しましょう。

<タイトル例>
・【二次会のご案内】●●君と○○さん(新郎と新婦のフルネーム)の二次会パーティーを開催します
・●●君&○○さん(新郎と新婦のフルネーム)の結婚式二次会のお知らせ

NGなのは閲覧環境によって表示されない絵文字や機種依存文字、特殊記号を使うこと。また、英語表記のみのタイトルも迷惑メールと見間違われ、削除されてしまう可能性があるため、避けた方が無難です。

 

4-2. 送信はBBCにし、アドレスがわからないようにする

通常の送信だとアドレスが丸見えになってしまいます。ゲストの個人情報に考慮し、招待状を一斉送信する時は必ずBCCにしましょう。また招待状の文面にBCCで一斉送信していることを加えましょう。

 

4-3. 返信がなかなか来ないゲストにはフォロー連絡を

ゲストによっては迷惑メール対策などのドメイン設定でメールが受信できていない場合もあります。返信がなかなか来ない場合は、念のため電話やLINEなどメール以外の方法でフォロー連絡をいれましょう。

 

4-4. 目上の人など間柄によってメール以外の形式にする

仕事関係の目上の人やメールに馴染みのないゲストにはメールではなく、ハガキで招待状を送るのもおすすめです。間柄やゲストの状況によって臨機応変に招待状の形式を変えましょう。

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5. まとめ

招待状は二次会の印象を決める最初のステップです。基本的なポイントをおさえつつ、ゲストにとって必要な内容が伝わるように心がけましょう。
また日時や会場など必要事項に記載漏れがないよう、見直しも忘れずに行って下さいね。

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