【プランナーが教える】結婚式二次会の当日スケジュールを成功させるコツ!

ウエディングプランナーが運営する結婚式場相談カウンター「gensen wedding」監修、結婚式の参列マナー特集。今回は、二次会の当日スケジュールです。
スムーズな進行に欠かせないスケジュール作りのコツや注意点、必ず作成すべきタイムスケジュールの作り方を例を交えて解説します。
二次会の成功に不可欠なスケジューリングのポイントをおさえましょう!(文:MOMOMS)

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1. 失敗しない二次会当日のスケジュール作りの基本

二次会のプログラム構成が出来上がったら当日のスケジュールを細かく決めていきます。ポイントはゆとりのある時間配分です。まずは当日スケジュールを作成するうえで大切な基本をおさえましょう。

 

1-1. 準備なども含めて、会場を使える時間をお店に確認する

スケジュールを作る前に必ず確認すべきなのが、会場を使える時間です。
一部のお店のプランには準備や後片付けなどを含まず、パーティーのみの時間が掲示されている場合もあります。念のため準備や入退場、受付の時間も含まれるのか?また準備や後片付けの時間が取れるのか?をお店に確認するようにしましょう。
また念のため、時間が押してしまった時も考慮して延長料金について聞いておくと安心です。

 

1-2. スケジュールは詰め込みすぎない

スタートで人が揃わなかったり、余興で思わぬトラブルが発生したりと、当日のスケジュールは時間通りに進行しないものです。
パーティー中は予定通りに進行しても最後のお見送りの挨拶に時間が掛かってしまい、後片付けで延長料金が掛かってしまったというのもよくある失敗例です。
スケジュールは以下の外せない項目を主軸にしてゆとりのある時間配分を心掛けましょう。

・準備と後片付け
・進行上必要な受付や入退場
・必ずやりたい重要度の高いプログラム
・歓談時間(ゲストのためにも時間が長めにとるとベター)

あまり重要度の高くないものは思い切ってカットするか、時間が余った場合の予備にしておきましょう。

 

1-3. 当日の役割を決め、誰が何をやるかを明確にする

スケジュールをスムーズに進行させるうえで欠かせないのが当日の役割分担。幹事メンバーだけでなく、当日のみお手伝いをしてくれるスタッフもいると安心です。
スケジュールと一緒に当日は誰が何をやるかをしっかり決めておきましょう。必要性の高い役割と仕事内容は以下のとおりです。

・司会
会場の様子を見ながら進行を仕切る重要なポジションです。司会が幹事メンバーだと、臨機応変に動けない場面が多くあるため、人員に余裕があれば別の人にお願いできると安心です。

・タイムキーパー
進行表を見ながら時間通りにプログラムが進むように調整する係です。時間が押しそうな時に司会に声を掛けるなど都度サポートしていきます。
司会者がタイムキーパーを兼ねることも多いですが、司会はゲストの対応などに追われるため、進行の調整に集中できないこともあるので、別の役割と考えたほうがベターです。

・受付
来場するゲストをリストと照らし合わせ、会費などを受け取ります。一般的に2名以上で行います。幹事メンバー以外が担当する場合は会費の管理に要注意。会費の集め方や保管場所、お釣りの対応など予めしっかり決めておきましょう。

・会計
予算管理や会費の集計などを行います。お金に関する仕事なので準備段階から関わっている幹事メンバーが担当するようにしましょう。基本的に一人で行いますが、漏れやミスがないか別の人にダブルチェックしてもらえる体制にすると安心です。

・当日のサポート
余興の準備やゲームの進行サポートなどのちょっとした雑用をお願いできる係が2~3人いると、幹事メンバーは自分の仕事に集中できます。できれば必要以上に気を使わずにさっとお願いできる間柄だとなお良いでしょう。

・映像や音響のサポート
映像や音響を使うプログラムがある場合は機材を操作してくれる係が別にいると進行がスムーズになります。映像や音響は当日予想外のトラブルに見舞われることが多いので、機材操作に抵抗のない人にお願いするのがベターです。

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2. 二次会成功の鍵を握るタイムスケジュール

 

2-1. タイムスケジュールは1ヶ月前を目安に作成を

当日のプログラムが決まったら、予定の時間内に収まるように当日のタイムスケジュール(タイムテーブル)を書き出してみましょう。
このタイムスケジュールで当日の流れや動きを確認でき、時間配分の調整もしやすくなるので二次会1ヶ月前までに作成しておくのが理想的です。

また当日の進行表にもなりますので必ず作成するようにしましょう。幹事メンバーはもちろん、当日手伝ってくれるスタッフにとって二次会の進行を共有する大切なツールになります。

 

2-2. タイムスケジュール作りのコツ

スケジュールは二次会のプログラムだけでなく、準備や入退場、受付時間などを含めて表にして書き出していきます。時間は分刻みで細かく書きましょう。何から考えればいいかわからない場合はまず、はじめに必ず行うプログラムから考えると全体像が掴みやすく、作成しやすくなります。

また当日は予定通りにいかないことも多いため、スケジュールはあまり詰め込みすぎないようにするのがコツです。食事や歓談時間を多めにとるなど、万一のハプニングにも対応できるように調整しましょう。

 

2-3. タイムスケジュールの作り方

タイムスケジュールの書き方は当日の流れがわかるように一覧表にするのがおすすめです。進行する時間やプログラムなどの項目名だけでなく、それぞれの所要時間も書き出します。さらに司会などの担当者名やBGMなども備考欄に記載しておくとベターです。

時間がない場合は、タイムスケジュールのテンプレートを配布しているサイトがあるので利用するのもおすすめですよ。

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3. タイムスケジュールの例

ここからは二次会のタイムスケジュールの例を紹介します。(この例は、時刻・内容・所要時間・備考の順番で書き出しています)作成する際の参考にしてくださいね。

16:00 スタッフ集合、会場準備(30分)
16:30 受付開始(30分) 受付係○○さん、●●さん BGM再生
17:00 開宴のあいさつ(5分) 司会○○さん
17:05 新郎新婦入場とあいさつ(5分) BGM再生
17:10 乾杯とあいさつ(5分) 担当○○さん
17:15 歓談(20分) BGM再生、余興の準備
17:35 余興ダンス(20分)担当○○さん●●さん××さん BGM再生
17:55 歓談(15分) BGM再生、ビンゴ大会の準備
18:15 ビンゴ大会(30分) 司会○○さん、BGM再生
18:45 歓談(15分) BGM再生
19:00 新郎新婦のあいさつと退場(15分) BGM再生、プチギフトの準備
19:15 ゲストお見送り(20分) ギフトお渡しお手伝い係○○さん、●●さん
19:35 会場片付け(20分)
19:55 撤収

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4. まとめ

当日のスケジュールを作成したら一連の流れや時間配分に無理がないかを確認しましょう。幹事メンバーやスタッフの動きについてもスケジュールを見ながら調整していくと安心です。
二次会当日はスムーズに進行できるように余裕あるスケジュールを立ててくださいね。

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