【プランナーが教える】結婚式の二次会幹事がすること総まとめ!準備から当日のスケジュール・注意点

ウエディングプランナーが運営する結婚式場相談カウンター「gensen wedding」監修、結婚式の参列マナー特集。
今回は、二次会幹事を任された方必見!打ち合わせなどから当日までに準備することや注意点をまとめて解説します。
はじめての結婚式二次会幹事で何をすればいいかわからない・・・という方、まずは幹事としてやるべきことを確認してから準備に臨みましょう!(文:MOMOMS)

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1. 幹事メンバーと新郎新婦で打ち合わせをする

二次会の幹事としてまずやるべきことは幹事と新郎新婦との打ち合わせ(顔合わせ)です。ここでゲストや会場の規模、二次会のコンセプトなどを決めてから具体的な準備を進めましょう。
行うタイミングは二次会の4ヶ月前くらいがベターです。

 

1-1. ゲストのリストをもらい、おおよその人数を把握する

ゲストの数によって会場をどこにするかも変わってくるため、新郎新婦から早めにゲストのリストをもらえるようにお願いするのがベストですが、難しい場合はWebの出欠管理ツールを利用してもいいでしょう。
リアルタイムで参加人数が確認できるのでおすすめです。
「調整さん」「Weddingday」「LINEスケジュール」など無料のものが多くあるので使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

 

1-2. 二次会のコンセプトや概要を決める

新郎新婦にどのようなコンセプトの二次会にしたいかをヒアリングしましょう。この時得た情報は会場選びやプログラムを決める際の指針になります。以下のポイントはしっかり聞いておきましょう。

・会場の雰囲気
フォーマルかカジュアルか?などは最低限聞いておくといいでしょう

・会場の場所
アクセスはもちろんですが、夜景が見える会場がいいといった希望がある場合もあるので聞いておきましょう

・会費はいくらにするか
会費は新郎新婦と必ず話し合ったうえで決めましょう。コスパ重視なら先に会費を決めておくことで会場探しがスムーズになります。

・料理やドリンク
和風か洋風か?といった基本的なことから、写真映えする装飾がきれいな料理がいいなど、こだわりたいポイントがあれば聞いておきましょう

・二次会でやりたいこと
これはやりたい!というプログラムがあれば聞きましょう。例えば映像演出の希望があれば、プロジェクターが使える会場が適しているとわかります。この点を把握しておけば会場選びがしやすくなりますよ

 

1-3. 会場の候補をリスト化し、下見をはじめる

参加ゲストやコンセプトがかたまってきたら、いよいよ会場を決めます。新郎新婦が決める場合もありますが、幹事が決める場合は新郎新婦とのヒアリングで得た情報をもとに、希望に見合った会場をネットや雑誌などで良さそうな会場をざっとリスト化します。
会場を探す時は以下のポイントに注目してみましょう。

・会場の規模はゲスト数に見合っているか?
直前で参加となるゲストが出ることもあるので、参加人数に対してある程度余裕のある会場がベターです

・ゲストが自由に移動でき、新婦がドレスでも移動しやすいスペースが確保されているか?
二次会の場合、プログラムによって移動が多く発生するため人数に対してスペースに余裕があるかをチェックしておきましょう

・会場の施設は十分なものか、また使用料は発生するか?
映像演出がある場合、プロジェクターやスピーカーの有無を確認しましょう。またマイクは2本以上使える方が当日何かと便利です

・ゲストの荷物が預かれるクロークはあるか?

・新郎新婦の控室はあるか?

候補がある程度絞られたら下見を開始します。その際は上記の点に加えて、料理やサービスのクオリティ、スタッフの印象などもあわせて確認しておくと安心です。

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2. 幹事の役割分担、会場を決める

二次会3ヶ月前くらいになったら、幹事がそれぞれ何をやるかの役割と会場を決める段階になります。具体的にやるべきことをみていきましょう。

 

2-1. 幹事メンバーの役割を決める

幹事の人数にもよりますが最低限必要な役割は準備をまとめるリーダーと会計係です。会計係はお金が関わる大切なポジションでもあるため、複数名いたほうがミスが防げるので安心です。人数が足りない場合も一人だけに任せず、ダブルチェックを行うなどサポートをするようにしましょう。

役割分担ができたら、それぞれのタスクや進捗表などを幹事同士でSNSなどで共有しましょう。絶対ではありませんが進捗を共有することでメンバーの連帯感が高まりますし、準備の漏れも防げるのでおすすめです。

 

2-2. 会場を決めて予約をする

下見などで得た情報を参考に、会費や希望条件と照らし合わせて会場を決定します。会場の予約は決まり次第、早めに行うほうが安心です。結婚式の多いシーズンである3~4月は既に予約が一杯という事態もありうるので特に注意してください。

▼二次会会場の探し方について詳しくはこちらの記事をチェック!
【プランナーが教える】結婚式の二次会会場探しのコツ!会場のタイプや下見で必ずチェックすべきポイント

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3. ゲストに招待状を送る

日時、場所、開催時間などが決まったらいよいよゲストに招待状を出します。送る時期は2ヶ月前くらいを目安にしましょう。
最近は招待状をメールで招待状を送ることが多いようですが、場合によっては葉書やSNSで連絡するケースも。タイミングが間に合えば、披露宴の招待状と一緒に同封することもあるようです。

▼二次会の招待状と出欠確認について詳しくはこちらの記事をチェック!
【プランナーが教える】結婚式二次会の招待状と出欠確認のポイント!例文とメールで送る時の注意点

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4. 二次会のプログラムと当日の役割分担を決める

 

4-1. プログラムは会場の設備と合わせて確認を

二次会の2ヶ月前になったら二次会の内容を詳細に決めていきます。新郎新婦にまつわるエピソードの映像演出やクイズ、ビンゴ大会などが定番です。プログラムを決める時は会場の設備で出来る内容であるかを必ず確認しながら進めましょう。また、当日は何かと時間がおしてしまうものです。演出を詰め込みすぎないようにし、時間配分は余裕をもってスケジューリングを行いましょう。

 

4-2. 当日のサポートメンバーと役割分担を決める

二次会当日は慌しく、予想外のハプニングが起こることもあります。そんな時もスムーズに対応できるよう、幹事以外にもサポートしてくれるメンバーがいると安心です。
司会や受付といったメインの役割以外にも映像やクイズなどの余興をサポートする役割のメンバーをゲストの中からお願いできると良いでしょう。

▼二次会のプログラム作りについて詳しくはこちらの記事をチェック!
【プランナーが教える】失敗しない結婚式二次会のプログラム作りのコツ!人気の演出やイベントは?これだけは避けたいNG例も

▼二次会の役割分担やタイムスケジュールについて詳しくはこちらの記事をチェック!
【プランナーが教える】結婚式二次会の当日スケジュールを成功させるコツ!

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5. ゲストの出欠と予算の確認

二次会の1ヶ月前には出欠を確認し、当日のゲスト人数を把握します。この時点で正確な予算を再度計算しましょう。費用と予算が見合わない場合は、景品など可能なコストはカットするなどして調整を行います。

予算が正式に決まったら当日必要な備品やお見送りで配るプチギフトなど、必要な物などを購入します。その際はレシートや領収書を必ずもらうようにし、掛かった金額を明確にしておきましょう。

三次会を行う場合はこの時点で会場を決めて予約を済ませておくとスムーズです。三次会の会場は二次会の会場となるべく近い場所にしてゲストの移動がスムーズになるよう配慮をしましょう。

▼二次会費用の運用方法について詳しくはこちらの記事をチェック!
【プランナーが教える】結婚式の二次会費用の決め方!会費の相場や予算オーバーを防ぐポイント

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6. 二次会直前から当日やること

 

6-1. 会場へは1週間前に最終人数を連絡する

1週間前に最終的なゲストの人数を会場側に伝えましょう。また、当日のプログラムや必要な備品、全体の流れなどをあらためて幹事で確認しておくようにします。不足しているものが無いよう、当日に向けて準備を万全にしておきましょう。

 

6-2. 当日は開始30分前までに到着を

当日、幹事メンバーは開始時間の30分前には会場に到着しているのがベストです。
準備はもちろん、当日の流れや各々の動きを現場で再確認しておくことで進行がスムーズになります。

二次会が終了し、新郎新婦がゲストをお見送りするタイミングになったら撤収する準備を進め、会計係は清算を済ませておきましょう。

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7. まとめ

二次会の準備から当日までの流れをみると、やることは多くありますが、幹事メンバーの役割をしっかり決め、進捗をみんなで把握することがポイントです。
自分で何とかやろうと思わずに、メンバーと新郎新婦で協力し合って進めることを常に忘れないようにしましょう。ゲストにとっても、幹事であるあなたにとっても素敵な二次会になることを願っています。

▼こちらの記事では二次会4ヶ月前〜直前までの時期別にまとめています
【プランナーが教える】結婚式の二次会準備スケジュール!時期別に幹事がやるべきことを解説

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